Een opdracht is afgerond, de klant is tevreden en de omzet is administratief verdiend. Toch staat het geld nog niet op de bank. De factuur moet eerst worden opgesteld, gecontroleerd en verzonden.
Bij veel MKB-bedrijven zit daar ongemerkt vertraging tussen. Uren zijn niet volledig geregistreerd, projectleiders moeten meerwerk controleren of een opleverdocument ontbreekt. De factuur blijft daardoor enkele dagen of zelfs weken liggen.
De betalingstermijn begint pas na verzending
Een betalingstermijn van dertig dagen klinkt overzichtelijk. Maar die termijn begint doorgaans pas nadat de factuur is verzonden. Wanneer een project op 30 juni wordt afgerond en de factuur pas op 15 juli wordt verstuurd, heeft de onderneming zichzelf vijftien dagen extra wachttijd opgelegd.
Betaalt de klant vervolgens na dertig dagen, dan komt het geld pas halverwege augustus binnen. Ondertussen zijn salarissen, leveranciers, belastingen en andere projectkosten mogelijk al betaald.
Bij één factuur lijkt de impact beperkt. Wanneer dit patroon zich iedere maand bij meerdere klanten herhaalt, kan een aanzienlijk bedrag structureel buiten de onderneming blijven. Het probleem wordt groter bij snelle groei: er wordt meer werk uitgevoerd en er worden meer kosten gemaakt, maar de kasinstroom schuift naar achteren.
Omzet is pas bruikbaar als het geld binnenkomt
De resultatenrekening kan laten zien dat een maand winstgevend was. Dat betekent niet dat de onderneming ook voldoende geld beschikbaar heeft. Tussen uitvoering en betaling zitten meerdere stappen:
- Het werk wordt uitgevoerd.
- Uren, materialen en meerwerk worden geregistreerd.
- De factuur wordt opgesteld en goedgekeurd.
- De factuur wordt verzonden.
- De betalingstermijn begint.
- De klant betaalt.
Iedere vertraging in deze keten vergroot het bedrag dat de onderneming moet voorfinancieren. Daarom is niet alleen de openstaande debiteurenlijst relevant. Ook nog niet gefactureerde omzet en onderhanden werk moeten zichtbaar zijn.
Onduidelijke afspraken vertragen de factuur
Facturatieproblemen ontstaan vaak al voordat een opdracht begint. Als niet duidelijk is wanneer mag worden gefactureerd, welke informatie de klant nodig heeft of hoe meerwerk wordt goedgekeurd, ontstaat aan het einde van het project discussie.
Veelvoorkomende oorzaken zijn:
- een ontbrekend inkoopnummer;
- onduidelijke oplevercriteria;
- uren die niet tijdig zijn geregistreerd;
- meerwerk zonder schriftelijke bevestiging;
- facturatie die afhankelijk is van één projectleider;
- afspraken die alleen in e-mails of gesprekken staan;
- facturatie aan het einde van een lang project in plaats van in termijnen.
Deze problemen kunnen niet volledig door de financiële administratie worden opgelost. De basis ligt in het commerciële en operationele proces. Goede facturatie begint daarom bij de offerte en opdrachtbevestiging.
Late facturatie kan ook marge kosten
Hoe meer tijd tussen uitvoering en facturatie zit, hoe groter de kans dat informatie ontbreekt. Medewerkers weten niet meer precies welke aanvullende werkzaamheden zijn uitgevoerd. Materialen worden niet volledig doorbelast of meerwerk wordt uit coulance niet meer besproken.
Daardoor kan omzet definitief verloren gaan. Ook neemt de kans op discussie toe. Een klant die weken na afronding een onverwachte meerwerkfactuur ontvangt, zal eerder vragen stellen dan een klant die tijdens het project op de hoogte is gehouden.
Meet meer dan alleen de debiteurentermijn
Veel ondernemingen volgen hoeveel dagen klanten gemiddeld nodig hebben om een verzonden factuur te betalen. Dat is nuttig, maar vertelt slechts een deel van het verhaal. Meet daarnaast:
- het aantal dagen tussen uitvoering en facturatie;
- de waarde van afgerond maar nog niet gefactureerd werk;
- de waarde van niet-goedgekeurd meerwerk;
- het percentage facturen dat wordt gecorrigeerd;
- het aantal facturen dat niet op het geplande moment wordt verzonden;
- de verantwoordelijke per vertraagde factuur.
Maak onderscheid tussen interne vertraging, de tijd tussen uitvoering en verzending, en externe vertraging, de tijd tussen verzending en betaling. De onderneming heeft vooral directe invloed op de eerste periode.
Maak facturatie onderdeel van de projectsturing
Facturatie wordt vaak aan het einde van het proces bij de administratie neergelegd. Maar de administratie kan alleen factureren wanneer de benodigde informatie beschikbaar en goedgekeurd is. Projectverantwoordelijken moeten daarom mede-eigenaar zijn van het facturatieproces.
Een werkbaar ritme kan bestaan uit wekelijkse controle van uren en materialen, directe vastlegging van meerwerk, geplande facturatiemomenten, een vaste verantwoordelijke voor goedkeuring en escalatie wanneer een factuur te lang blijft liggen.
Bij langere projecten is termijnfacturatie vaak logischer dan wachten tot volledige oplevering. De onderneming ontvangt dan tussentijds geld voor uitgevoerd werk en hoeft minder lang voor te financieren. Leg dit vooraf vast; een facturatieschema is tijdens een project moeilijker overeen te komen.
Een praktijkobservatie
Een dienstverlenend bedrijf had op papier een betalingstermijn van dertig dagen. Het management ging ervan uit dat klanten gemiddeld binnen een maand betaalden. Bij analyse bleek dat facturen gemiddeld twaalf dagen na afronding werden verzonden. De werkelijke periode tussen uitvoering en ontvangst was daardoor veel langer.
De oorzaak lag niet bij onwillige klanten. Projectleiders leverden uren en toelichtingen te laat aan. Het bedrijf introduceerde een wekelijkse controle op afgeronde werkzaamheden en nog niet gefactureerde omzet. Grotere opdrachten werden voortaan in termijnen gefactureerd. De tijd tussen uitvoering en facturatie werd korter zonder dat klanten sneller hoefden te betalen.
Minder financiering begint soms intern
Bij liquiditeitsdruk kijken ondernemingen vaak eerst naar een kredietfaciliteit. Dat kan passend zijn wanneer groei structureel om voorfinanciering vraagt. Maar onderzoek eerst hoeveel geld intern onnodig vastzit.
Het artikel over het MKB-financieringsonderzoek 2025 biedt context over externe financiering. In Investeren bij stijgende kosten lees je hoe financiële ruimte en toekomstige opbrengsten samen kunnen worden beoordeeld.
Hoeveel dagen zitten er binnen jouw bedrijf tussen het uitvoeren van werk en het versturen van de factuur?
Oprichter van Impact Growth Partner. Zij helpt MKB-ondernemers financiële informatie te vertalen naar betere beslissingen over cashflow, winstgevendheid, strategie, organisatie en bedrijfswaarde.
Meer over Mylène →